Veranstaltungsordnung
§ 1 Veranstaltungen
Die Veranstaltungsordnung bezieht sich sowohl auf Veranstaltungen des Vereines als auch auf solche fremde Veranstaltungen, an denen Vereinsmitglieder im Rahmen einer auf Antrag eines Vereinsmitglieds durch den Vereinsvorstand genehmigten Repräsentation teilnehmen.
§ 2 Sicherheit
Bei allen Veranstaltungen ist das oberste Gebot die Sicherheit aller teilnehmenden und umstehenden Personen und Objekte. Es obliegt allen Teilnehmern, auf die Sicherheit zu achten und Verstöße der Veranstaltungsleitung zur Kenntnis zu geben.
§ 3 Veranstaltungsregeln
(1) Bei allen öffentlichen Veranstaltungen, an denen der Verein durch seine Mitglieder teilnimmt, hat jedes Mitglied dazu beizutragen, dass die Veranstaltung einen positiven Eindruck bei den Besuchern hinterlässt.
(2) Im Interesse einer authentischen Darstellung gilt insbesondere folgendes.
Nicht mittelalterliche Gegenstände und Gerätschaften sind zu vermeiden oder in zeitgemäßen Truhen, Wolldecken, Fellen, u.ä. verborgen zu halten, z. B. Radios, CD-Player, Alu-Feldbetten, Schlafsäcke, Nylon oder Kunststoff. Auch der Gebrauch von Handys ist vor allem während der Veranstaltung möglichst gering zu halten.
(3) Bei Vereinsveranstaltungen sollten zumutbare Aufgaben seitens der Veranstaltungsleitung von den Mitgliedern bereitwillig angenommen und gewissenhaft erledigt werden. Offenkundige Aufgaben, wie z.B. das Aufsammeln und ordnungsgemäße Beseitigen von Unrat, sind ohne vorherige Zuweisung der Aufgabe seitens der Veranstaltungsleitung selbständig zu erledigen.
§ 4 Schäden/Verlust von Vereinseigentum während einer Veranstaltung
(1) Das Vereinseigentum ist pfleglich zu behandeln. Dasselbe gilt für vom Verein gemietete Gegenstände oder Immobilien. Für jegliche Schäden und Verluste am Vereinseigentum oder an vom Verein gemieteten Gegenständen oder Immobilien ist der Verursacher selbst haftbar und schadenersatzpflichtig.
(2) Verluste und Schäden sind umgehend dem Vorstand sowie dem Lageristen zu melden.
Veranstaltungen des Vereines
§ 5 Veranstaltungsleitung
(1) Für jede Veranstaltung des Vereines bestimmt der Vorstand mit einfacher Mehrheit seiner Stimmen einen Veranstaltungsleiter. Der Veranstaltungsleiter kann vom Vorstand jederzeit ohne Angabe von Gründen entlassen und ersetzt werden.
(2) Dem Veranstaltungsleiter obliegt die im zeitlichen Rahmen der jeweiligen Veranstaltung die Planung, die Gestaltung, die Organisation und die Durchführung der Veranstaltung. Außerdem ist er dafür verantwortlich, dass alle Aufwendungen und Erträge im Zusammenhang mit der Veranstaltung dem Schatzmeister belegt werden.
(3) Zur Unterstützung bei seinen Aufgaben kann der Veranstaltungsleiter ein Organisationsteam aufstellen, dessen Mitgliederanzahl vom Vorstand festgelegt wird. Weiterhin kann er in Abstimmung mit dem Vorstand zur Vorbereitung und Durchführung der Veranstaltung Helfer ernennen.
(4) Minderjährigen ist es nicht gestattet, Veranstaltungsleiter zu werden.
§ 6 Ausschluss von einer Veranstaltung und Platzverbot
(1) Der Veranstaltungsleiter kann Personen unter Angabe von gewichtigen Gründen von der Veranstaltung ausschließen und – soweit rechtlich möglich - ein Platzverbot aussprechen. Der Vorstand ist, soweit er an der Veranstaltung teilnimmt, zuvor von dem beabsichtigten Ausschluss und Platzverbot zu unterrichten. Zur Wirksamkeit von Ausschluss und Platzverbot bedarf es der einstimmigen Zustimmung durch den anwesenden Vorstand. Ist kein Vorstand anwesend, entscheidet der Veranstaltungsleiter allein.
(2) Falls ein Mitglied des Vorstandes Gegenstand der Abstimmung ist, wird es aus der Abstimmung ausgeschlossen.
(3) Als anwesender Vorstand gelten nur solche Mitglieder des Vorstandes, die zum Zeitpunkt der Abstimmung zurechnungsfähig und im Besitz ihrer vollen geistigen Fähigkeiten sind. Einwendungen, die sich auf die Zurechnungsfähigkeit oder den geistigen Zustand eines Vorstands beziehen, können wirksam nur unmittelbar bei Ausspruch des Ausschlusses und des Platzverbotes vorgebracht werden.
(4) Gründe für den Ausschluss und ein Platzverbot können sein:
a) Die betreffende Person stellt eine Gefahr für die Sicherheit der Teilnehmer oder Dritter dar.
b) Die Person stört den Ablauf der Veranstaltung.
c) Die Person ist Vereinsmitglied und missachtet die Vereinssatzung oder Vereinsordnung.
§ 7 Auslagenersatz bei Vereinsveranstaltungen
(1) Der Veranstaltungsleiter, die Mitglieder des Organisationsteams sowie die nach § 3 Abs. 3 ernannten Helfer erhalten jeder für jeden Kalendertag vor Veranstaltungsbeginn, der am Veranstaltungsort zum Zwecke der Vorbereitung der Veranstaltung verbracht wird, eine Verpflegungspauschale. Die Verpflegungspauschale ist auf maximal 5 Tage beschränkt.
(2) Die Verpflegungspauschale beträgt je Person und Kalendertag 10 € und wird täglich vom Veranstaltungsleiter gegen Unterschrift des Empfängers bar ausgezahlt. Datum, Name und Unterschrift jedes Empfängers sind in einer Ausgabeliste zu erfassen.
(3) Der für die Vorbereitungstage insgesamt notwendige Gesamtbetrag für die Verpflegungspauschalen wird dem Veranstaltungsleiter vor Beginn der Vorbereitungen durch den Schatzmeister ausgezahlt.
(4) Der Veranstaltungsleiter rechnet nach Abschluss der Vorbereitungszeit die tatsächlich ausgezahlten Verpflegungspauschalen unter Vorlage der Ausgabeliste ab mit dem Schatzmeister ab.
(5) Der Veranstaltungsleiter, die Mitglieder des Organisationsteams sowie die nach § 3 Abs. 3 ernannten Helfer erhalten für Veranstaltungen, die einschließlich der Vorbereitungszeit vor Ort planmäßig weniger als drei Übernachtungen einschließen, eine An- und Abfahrtspauschale in Höhe von 0,30 € je tatsächlich gefahrenem Kilometer für die glaubhaft gemachte verkehrsgünstigste Fahrtstrecke. Die Abrechnung und Auszahlung erfolgt auf Antrag des jeweils Berechtigten durch den Schatzmeister.
(6) Der Veranstaltungsleiter, die Mitglieder des Organisationsteams sowie die nach § 3 Abs. 3 ernannten Helfer erhalten im Rahmen der Vorbereitung und Durchführung einer Vereinsveranstaltung für jede Übernachtung gegen Vorlage entsprechender Rechnungen des Beherbergungsunternehmens einen Kostenzuschuss von 50 €, maximal aber die tatsächlichen Kosten ohne Frühstück. Sofern durch den Verein ein günstigeres zumutbares Übernachtungsangebot vorliegt, entfällt der Zuschuss. Der Zuschuss ist auf maximal fünf Übernachtungen für die Vorbereitung zuzüglich der Übernachtungen während der Veranstaltung beschränkt. Die Abrechnung und Auszahlung erfolgt auf Antrag des jeweils Berechtigten durch den Schatzmeister.
(7) Die Rechnung des Beherbergungsunternehmens muss ordnungsgemäß im Sinne des deutschen Umsatzsteuergesetzes sein. Insbesondere ist die Rechnung bei einem Gesamtbetrag von über 150 € auf den Verein auszustellen. Bei Unklarheiten über die Voraussetzungen für eine ordnungsgemäße Rechnung ist vor Inanspruchnahme der Beherbergungsleistung die entsprechende Information beim Schatzmeister einzuholen.
§ 8 Sonstige Vergünstigungen bei Vereinsveranstaltungen
(1) Der Veranstaltungsleiter sowie die Mitglieder des Organisationsteams sind vom jeweiligen Veranstaltungsbeitrag befreit.
(2) Die Vereinsmitglieder können auf Antrag des Veranstaltungsleiters mit Zustimmung des Vorstandes alle einheitlich eine finanzielle Vergünstigung durch Herabsetzung des eigentlichen Veranstaltungsbeitrags erhalten. Über die jeweilige Höhe entscheidet der Vorstand im Rahmen der Vorstellung der Preis- und Kostenkalkulation für die Veranstaltung durch den Veranstaltungsleiter.
(3) Die so genannten Regionaltreffen des Vereins sollen den Vereinsmitgliedern möglichst kostenfrei oder aber zumindest vergünstigt angeboten werden. Zum Zweck der Förderung der Regionaltreffen kann der Vorstand dem Veranstaltungsleiter vorab ein angemessenes Budget einräumen, das jedoch 25 € je Teilnehmer und Tag nicht überschreiten soll. Aufwendungen für Unterbringung und Verpflegung der Teilnehmer können begünstigt sein, sofern der Verein diese im Rahmen der Veranstaltungsorganisation jeweils im Ganzen trägt und allen Vereinsmitgliedern zu gleichen Konditionen anbietet. Die Kosten der An- und Abreise sind jedoch nicht begünstigt.
(4) Die Förderung nach Absatz 3 setzt voraus, dass der Veranstaltungsleiter vorab eine Preis- und Kostenkalkulation vorlegt, der der Vorstand zustimmt.
§ 9 Führen von Waffen bei Vereinsveranstaltungen
(1) Das Tragen von Waffen - auch Schauwaffen - bei Vereinsveranstaltungen ist ohne schriftliche Genehmigung durch den Veranstaltungsleiter oder einen Vereinsvorstand nicht erlaubt.
(2) Bei Schusswaffen, wie Bögen oder Armbrüsten, dürfen grundsätzlich keine Pfeile und Bolzen aufgelegt werden, wenn es die äußerlichen Umstände nicht zu lassen, z. B. in engen und unübersichtlichen Bereichen wie auf dem Marktplatz oder in Burginnenhöfen. Es muss penibel auf die Sicherheit aller Umstehenden geachtet werden.
(3) Feuerwaffen dürfen unter keinen Umständen mitgeführt werden.
(4) Auf veranstaltungsspezifische Belehrungen ist zu achten!
Fremde Veranstaltungen
§ 10 Zweck der Teilnahme an fremden Veranstaltungen
(1) Es liegt im Interesse des Vereines, wenn seine Mitglieder den Verein auch auf fremden, authentisch mittelalterlichen Veranstaltungen repräsentieren, da dort regelmäßig gute Voraussetzungen herrschen, um weitere am Mittelalter interessierte Menschen kennenzulernen und für die Ziele des Vereins zu begeistern
(2) Gleichzeitig ermöglicht die Teilnahme der Mitglieder an solchen Veranstaltungen die Förderung ihrer Identifikation mit den Zielen des Vereins.
(3) Die größtmögliche Authentizität der Darstellung mittelalterlichen Lebens in Handwerk, Lebensbedingungen, Kunst, etc. durch die Vereinsmitglieder soll den Mitmenschen das Mittelalter – insbesondere im Zeitalter der Renaissance - lebensnah vermitteln.
§ 11 Repräsentation des Vereins
(1) Die Repräsentation des Vereines und seiner Ziele durch seine Mitglieder soll im Vordergrund stehen, wenn Vereinsmitglieder im Rahmen einer auf Antrag eines Vereinsmitglieds durch den Vereinsvorstand genehmigten Repräsentation an fremden Veranstaltungen teilnehmen.
(2) Erreicht wird die Repräsentation u.a. durch das offene Führen des Vereinswappens, die aktive Vermittlung der Ziele des Vereins an andere Veranstaltungsteilnehmer durch Wort und Darstellung sowie die Weitergabe von Informationsmaterial.
(3) Zum Zweck der Repräsentation stellt der Verein Informations- und Darstellungsmaterial bereit.
§ 12 Förderung der Teilnahme an fremden Veranstaltungen
(1) Unter bestimmten Voraussetzungen, die in § 13 aufgeführt werden, wird die Teilnahme von Vereinsmitgliedern zum Zweck der Repräsentation des Vereins durch den Verein nach Maßgabe der folgenden Absätze gefördert.
(2) Der Besuch von fremden, authentisch mittelalterlichen Tagesveranstaltungen und sonstigen mittelalterlichen Veranstaltungen ohne Übernachtung wird in Höhe der Hälfte des Veranstaltungs-/Eintrittspreises, maximal jedoch 5 € je Mitglied durch den Verein gefördert.
(3) Der Besuch von fremden, authentisch mittelalterlichen Veranstaltungen, der auch eine aktive Teilnahme mit Übernachtung vorsieht (z.B. Heerlager, Handwerksstände, Schießbahnen), wird in Höhe von 5 € je Tag und Mitglied durch den Verein gefördert.
(4) Die Förderung wird nach der jeweiligen Teilnahme gegen Vorlage von Nachweisen für die Teilnahme und die Repräsentation des Vereines durch den Schatzmeister ausgezahlt.
§ 13 Voraussetzungen für die Förderung
(1) Der Verein knüpft die Förderungen nach § 12 an die Voraussetzungen in den folgenden Absätzen.
(2) Der Vorstand hat bei der Förderung der Besuche fremder Veranstaltungen darauf zu achten, dass die Gesamtförderung durch den Verein sich möglichst gleichmäßig auf die verschiedenen Bereiche Deutschlands und Österreichs (Nord, Ost, Süd, West, Österreich) verteilt. Der Bereich Nord besteht aus den Bundesländern Niedersachsen, Bremen, Hamburg, Schleswig-Holstein und Mecklenburg-Vorpommern. Der Bereich Ost besteht aus den Bundesländern Sachsen-Anhalt, Brandenburg, Berlin, Sachsen und Thüringen. Der Bereich Süd besteht aus den Bundesländern Baden-Württemberg und Bayern. Der Bereich West besteht aus den Bundesländern Nordrhein-Westfalen, Rheinland-Pfalz, Saarland und Hessen. Der Bereich Österreich umfasst das ganze österreichische Staatsgebiet.
(3) Es wird in jedem Bereich nur die Teilnahme an einer fremden Veranstaltung pro Kalenderjahr gefördert. Sofern der Vorstand bereits einer Teilnahme in einem Bereich die Förderzusage erteilt hat, kann für dasselbe Kalenderjahr keine weitere Förderung in demselben Bereich erfolgen.
(4) Die Teilnahme an einer fremden Veranstaltung ist mindestens sechs Wochen vor der Veranstaltung beim Vorstand zu beantragen. Dem Antrag sind detaillierte Informationen über die Veranstaltung beizufügen, insbesondere über Art, Termin, Dauer und Veranstalter. Des Weiteren ist anzugeben, in welcher Weise die Teilnahme erfolgen soll, wie der Zweck nach § 10 erfüllt werden soll, welche Vereinsmitglieder teilnehmen wollen und für wie viele Tage jeweils die Förderung beantragt wird.
(5) Durch Ergänzungsantrag können sich weitere Vereinsmitglieder einem bestehenden und ggf. bereits bestätigten Förderantrag für eine Teilnahme an einer fremden Veranstaltung anschließen. Dem Ergänzungsantrag ist beizufügen, welche (weiteren) Vereinsmitglieder teilnehmen wollen und für wie viele Tage jeweils die Förderung beantragt wird.
(6) Der Vorstand entscheidet über Anträge durch einfache Mehrheit seiner Stimmen. Er soll bei Ablehnung eines Antrags die Gründe für die Ablehnung darlegen. Rechtsmittel gegen die Entscheidung gibt es nicht.
(7) Der Nachweis der Repräsentation des Vereines (§ 11) soll im Anschluss an die Teilnahme an der fremden Veranstaltung durch geeignete Mittel erfolgen, z.B. durch Fotos von der Teilnahme.